یکی از فعالیتهای مهمی که بخشهای برنامه ریزی و کنترل در هر پروژه انجام می دهند نگهداری و بروز رسانی آخرین وضعیت فاز مهندسی پروژه می باشد که از پر دردسر ترین و مشکل ترین فعالیتها در این زمینه می باشد .
این مشکلات عدیده به دلیل ماهیت این فعالیت می باشد چرا که اطلاعات مربوط به مدارک معمولا در هر پروژه در اختیار واحد یا بخش مهندسی بوده و اطلاع از آخرین وضعیت مدارک مخصوصا اگر تعداد مدارک زیاد باشد کار بسیار دشواری می باشد. این اطلاعات در اختیار کارشناسان مهندسی بوده و دریافت اطلاعات وضعیت مدارک به صورت ادواری از آنها بسیار وقت گیر می باشد .
فرآیند گرفتن گزارش پیشرفت در چنین روشی حداقل یک هفته می باشد که در این روش اطلاعات دارای خطای بسیاری نیز می باشد.
از روشهای دیگری که در برخی از سازمانها استفاده می شود ایجاد بخش کنترل مدارک مهندسی و قرار دادن این بخش در سر راه کلیه ورودیها و خروجی های مرتبط با مدارک در پروژه می باشد. گرچه این روش از روش قبلی بهتر می باشد ولی مدیریت بر اینکه آیا کلیه فعالیتهای وابسته به مدارک مهندسی به این بخش گزارش می شود یا نه دشوار بوده و همچنین هیچگونه ثبتی در خصوص فعالیتهای داخلی که روی مدرک انجام می گردد نمی شود .

تحلیل وضعیت شرح داده شده و مشکلات مربوط به آن ما را به این سمت سوق می دهد که اگر بتوان سیستمی را طراحی نمود که در زمان انجام هر فعالیت روی مدرک، اطلاعات آن روی مدرک ثبت گردد و به جای اینکه وقت و زمان را صرف مدیریت بر جمع آوری اطلاعات نمود صرف ثبت اطلاعات واقعی توسط کاربر نهایی گردد می توان اطمینان حاصل نمود که این اطلاعات بروز و مطمئن خواهد بود.
چنین سیستمی الزاماً می بایست دارای امکان مدیریت بر گردش کار باشد تا بتواند فرآیندهای تولید مدارک را پشتیبانی نماید.