يكي از بزرگترين چالش‌هايي كه فعاليت‌ها در دنيا با آن روبرو هستند، مديريت مناسب آن‌ها است. به نظر مي‌رسد تعريف فعاليت‌ها در قالب پروژه‌هاي مشخص سبب مي‌شود كه فرآيند مديريت آن مشخص تر بوده و بتوان آن‌ها را در چارچوب‌هاي تعريف شده به انجام رسانيد.

پروژه را مي‌توان به عنوان يك برنامه تعهد شده با محدوده ابتدا و انتهاي مشخص تعريف كرد كه در قبال صرف بودجه‌اي معين به نتايج يا محصولات مورد نظر خواهد رسيد. هر قسمت يا بخش از پروژه را يك مرحله يا فاز مي‌ناميم.

مديريت پروژه نيز عبارت است از سازمان دهي و اداره نيروهاي انساني براي انجام فعاليت‌هاي از پيش تعيين شده در قالب برنامه زمانبندي مشخص با هزينه توافق شده، براي رسيدن به اهداف، نتايج و محصولات تعيين شده.

آرزوي تمامي مديران، موفقيت پروژه است اما نبايد فراموش كرد كه اين امر شانسي نيست بلكه مانند ساير مسئوليت‌ها در جهان مشكلات مربوط به خود را دارد. مديران پروژه بايستي بر سه وجه مهم يك پروژه تمركز نمايند تا بتوان آن را يك پروژه موفق دانست.

× تحويل به موقع و كارآمد فرآورده‌هاي پروژه

× خارج نشدن از چارچوب هزينه‌هاي پيش بيني شده

× كسب قبولي و رضايت ذينفعان پروژه و حاميان مالي آن با ارايه نتايج و فرآورده‌هاي با كيفيت

براي مديريت خوب و موفق يك پروژه بايستي به چهار فاكتور اساسي هزينه، دامنه يا محدوده، زمانبندي و كيفيت كه به CSSQ[1] معروف است، توجه نمود.

يك پروژه موفق، مجموعه‌اي است از مديريت صحيح فناوري، روند و افراد، مشكل در مديريت صحيح است.

شناسايي دقيق موارد موثر در مديريت (به هنگام) و (كارآمد) نياز به تجربه دارد.

متدولوژي‌هاي مختلفي براي مديريت پروژه توصيه مي‌شود. در برخي موارد مديران پروژه قسمت‌هاي مختلف از متدولوژي‌ها را بر اساس تجارب خود با يكديكر ادغام? و آنها را بومي سازي مي‌نمايند.

در ادامه متدولوژي NYS[2] كه داراي پنج فاز اصلي به شرح زير است را توضيح خواهيم داد.

1. ايجاد پروژه

2. شروع و راه اندازي پروژه

3. برنامه ريزي پروژه

4. اجرا و كنترل پروژه

5. خاتمه پروژه

شكل بعد نمايش دهنده فازها و ارتباطات في‌مابين مي‌باشد.

نقش‌ها و مسئوليت‌ها

گروه‌هاي مختلفي در چرخه حيات يك پروژه درگير هستند. در ادامه به توضيح برخي از اين گروه‌ها پرداخته شده است.

يكي از اين گروها كه مسئوليت برنامه ريزي و اجراي پروژه را برعهده دارند عبارتند از تيم پروژه كه شامل مدير پروژه و تعدادي از اعضاي تيم هستند كه بايستي وظايف مشخصي را بر اساس برنامه زمانبندي تحويل دهند.

مدير پروژه فردي است كه مسئوليت اجراي پروژه توسط تيم در زمان مشخص با هزينه تعيين شده و توافق شده را بر عهده دارد. ايشان برنامه زمانبندي پروژه را با همكاري تيم توسعه خواهد داد و اجراي وظايف پروژه توسط تيم را مديريت خواهد كرد. همچنين مسئوليت گرفتن تاييد محصولات تحويل دادني را از ذينفعان و حاميان پروژه بر عهده دارد.

اعضاي تيم پروژه مسئوليت اجراي وظايف و توليد محصولات قابل تحويل را بر اساس برنامه زمابندي تهيه شده توسط مدير پروژه بر عهده دارند. براي اين اعضا بر اساس سطح پروژه تقسيم بندي‌هاي سازماني ديگري نيز ممكن است صورت گيرد. به عنوان نمونه براي پروژه‌هاي بزرگ، برخي از اين اعضا به عنوان سرپرست تيم و يا مدير فني معرفي خواهند شد.

حامي پروژه مديري است كه علاقه وي نسبت به پروژه قابل اثبات باشد و بتواند مسئوليت تامين منابع پروژه را بر عهده بگيرد. حامي پروژه بايستي تا حد امكان از مديران عالي رتبه متناسب با سايز و دامنه پروژه باشد. حمايت كننده پروژه وظيفه اجراي فرآيند پيشنهاد پروژه را بر عهده دارد و از اجراي پروژه در سازمان پشتيباني مي‌كند و تصميم گير نهايي براي پروژه است. همچنين نقش پشتيبان مدير پروژه، تاييد كننده و يا تصويب كننده محصولات تحويل دادني اصلي،? امضا كننده و تاييد كننده درصد پيشرفت كار براي ورود به مراحل بعدي را بر عهده دارد. وي ممكن است قسمتي و يا تمام مسئوليت‌هاي خود را به فرد ديگري تفويض نمايد.

تيم پيشنهاد پروژه يك گروه مسئوليت دار براي آماده سازي پيشنهاد پروژه در فاز ايجاد مي‌باشد كه توسط حامي پروژه سازماندهي مي‌شود.

كميته انتخاب پروژه شامل افرادي از سازمان مجري پروژه هستند كه وظيفه بررسي پيشنهادهاي ارايه شده و انتخاب يك پروژه براي فاز شروع و راه اندازي پروژه را بر عهده دارند.

مشتريان شامل واحدهاي تجاري هستند كه نيازمندي محصول يا خدمات را براي افرادي كه جزو تيم توسعه پروژه هستند، مشخص مي‌نمايند. مشتريان مي‌توانند هر سطحي از سازمان از قبيل هيات مديره تا كارمندان را پوشش دهند.

با توجه توضيحات فوق، در ادامه به معرفي شرح يك پروژه به همراه نقش‌هاي تعريف شده و چارت سازماني مورد نظر آن براي يك پروژه كوچك به عنوان نمونه آورده شده است.

× شرح پروژه

ايجاد آزمايشگاه تحقيقات امنيت به عنوان يك پروژه از نوع كوچك.

× نقش‌هاي تيم پروژه

o حامي پروژه - نماينده عالي رتبه براي تعيين سياست و استانداردهاي پروژه

o مدير پروژه - فردي كه مسئوليت توسعه و اجراي پروژه را بر عهده دارد

o عضو فني - تحليلگر فناوري

oعضو واحد خريد - دستيار خريد

o عضو واحد برنامه ريزي - مدير پشتيباني

o و ....

چارت سازماني